¿Se ha puesto a pensar cuántas veces participa en licitaciones? ¿Cuántas veces ha visto que la adjudicación de un contrato importante se le ha ido de las manos por una apelación? o también; ¿cuántas veces su oferta se descalifica por un error, ya sea del funcionario o suyo? Para ganar una licitación no hay formulas mágicas y tampoco se pueden ganar todas; pero si es posible presentar ofertas sólidas y competitivas con mayores posibilidades de que su empresa resulte adjudicada del contrato deseado si se prepara un proceso bien pensado y eficiente.

El Estado es el mayor adquirente de bienes y servicios en cualquier país y el nuestro no es excepción. Incluso, hay que preguntarse, si son empresas experimentadas o no, si el proceso de participación es eficiente. Una realidad es que muchas empresas hacen sus ofertas basados en plantillas que presentan una y otra vez, perpetuando no pocas veces, los mismos errores. Pero en general, ¿cómo se puede tener algunas posibilidades de ganar una licitación?

¿Cómo ganar una licitación?

Si usted como empresario, nacional o extranjero, cree que negociando con la institución puede ganar un concurso, la respuesta es no. Incluso si lo gana es muy poco el radio de acción o tiempo de respuesta que usted tiene para negociar los términos y condiciones del contrato en vista que el cartel es el contrato. En síntesis, la normativa de poco o cero espacio para la negociación directa con la institución.

Todo empresario quiere incrementar sus oportunidades de éxito y para hacerlo es recomendable seguir los siguientes pasos:

Lea y entienda el cartel: Las personas encargadas en la empresa de armar las ofertas deben tener una comprensión absoluta de qué se pide y cómo lo pide; de no tener plena conciencia de sus términos y condiciones, la empresa que hace la oferta corre el riesgo de perder el negocio o bien ganarlo, o tener múltiples problemas durante la ejecución.
Objete: El objetar total o parcialmente un cartel no es una decisión legal, es comercial. Mucho empresario lo evita pensando que los funcionarios van a tomar represalias por lo que tienen que hacerse dos preguntas básicas: ¿con esta disposición se está fuera o se está dentro?. Si se gana el contrato ¿aumenta el riesgo para la empresa?. Una objeción al cartel interpuesta a tiempo puede significar la diferencia entre ganar o perder un negocio y hay que tomar en cuenta que lo que no objetó a tiempo, no lo puede tratar de enderezar en una fase de apelación.
Pida aclaración: A veces vía aclaración, el empresario puede motivar a la institución a que introduzca cambios en el cartel que le pueden facilitar la preparación de la oferta. Se debe ver de esta forma; si el cartel no es claro; ¿cómo se puede preparar una oferta?

Trabajo en equipo: Ciertas ofertas no requieren mayor ciencia, siempre que se refieren al suministro de bienes específicos. No obstante, cuando se trata de contrataciones más complejas se requiere una labor de equipo, esencialmente en el sector comercial, técnico y la parte legal; cuyas partes deben comunicarse entre sí.

Conocer la competencia: Si en el comercio privado esto es esencial, también lo es a la hora de vender bienes y servicios a una institución estatal. ¿Conoce los precios de la competencia? ¿Sabe cuánto usualmente es el descuento que aplica?. Todas estas preguntas deben estar presentes en su cabeza, de lo contrario tiene las de perder en cualquier momento; la idea es estar siempre un paso por delante.
Conozca los costos de su empresa: Para bien o para mal, el componente de calificación al cual se le da mayor puntaje es el precio. Por lo tanto, el precio y la mejora en el precio deberá establecerse conociendo muy bien los costos de la empresa y así no afectar la utilidad o afectarla lo menos posible. Siempre hay que considerar que con una empresa se le está brindando un servicio a todos los clientes, y la idea es velar porque el beneficio sea mutuo.
Asesórese: La contratación administrativa es un proceso sometido a reglas, si el empresario no las conoce; no debe aventurarse a gastar recursos preparando una oferta sin asesorarse primero de aspectos esenciales; como los plazos, la subsanación, la forma de apelar, entre otras más. Los abogados no son solo para hacer certificaciones; los encargados de la parte comercial no están solo para fijar precios y vender; y los técnicos no solo sirven para adjuntar los folletos a la oferta. Los tres deben de trabajar en equipo; y estudiar el cartel, armar la oferta, revisarla, detectar errores en ella, detectar los riesgos derivados del cartel, y más.

Lea también: «Responsabilidad social corporativa en empresas inmobiliarias».

Para conocer la opinión de un profesional, hablamos con Jeffry Rios, quién es abogado y amplio dominante del tema de las licitaciones; dónde nos compartió, el paso siguiente al conocer si se ganó o se perdió una licitación; y nos dijo lo siguiente:

«En caso de ganar o perder una licitación corresponde recurrir al acto de adjudicación a fin de ajustar la resolución a la legalidad y los términos del cartel, los tipos de recursos que existen son los de apelación que se tramitan ante la Contraloría General de la República, y revocatoria ante la misma administración contratante».

Jeffry Ríos, Abogado

Tal como se repasó, no existen fórmulas mágicas para ganar una licitación; ni tampoco se asegura que con esto habrá una victoria asegurada en cualquier licitación; pero bien dicen que la experiencia es lo que realmente lo hace aprender, existirán momentos de pura prueba y error; todos son válidos. Lo importante es que si usted está enfrentando una licitación; tenga con que defenderse, tenga las herramientas necesarias para hacer que cada momento valga la pena y hasta pueda estar un paso adelante siempre, sea cuidadoso; las negociaciones son siempre situaciones que se deben tratar lo más delicadamente posible.